Cómo sacar el mayor provecho de las reuniones remotas

Si trabajas desde casa, por voluntad o por causas de fuerza mayor, debes saber que las reuniones virtuales son la forma más común para comunicarte con tu equipo de trabajo. Sin embargo, no es tan sencillo como conectarte a una plataforma digital y conversar. Las videoconferencias tienen ventajas y desventajas que podrás aprovechar o afrontar si sigues los consejos de los expertos. Entonces, ¿quieres saber cómo ser productivo en casa y sacarle provecho a las conferencias virtuales?

Como todas las herramientas para trabajadores independientes o equipos de trabajo que laboran desde casa, las reuniones virtuales tienen pros y contras. Acá te contamos más:

Ventajas

• Optimización de tiempo y disminución de costos: Las reuniones virtuales no requieren de espacios físicos o equipos tecnológicos muy sofisticados para llevarse a cabo. Además, podrás administrar mejor tu tiempo, pues no tendrás que invertirlo en traslados o perderlo en el tránsito de la ciudad.

• Flexibilidad y adaptabilidad: Cada vez más organizaciones requieren que su trabajo se desarrolle con trabajadores ubicados en diferentes lugares y husos horarios. Las videoconferencias pueden adaptarse a las diferentes zonas horarias, agendas y recursos tecnológicos con los que cuenten los diferentes participantes.

• Rapidez: Contribuyen a que se den repuestas sin demoras a ciertas situaciones, pues pueden llevarse a cabo casi en cualquier sitio (aunque existen condiciones idóneas para hacerlo), y solo con la frecuencia necesaria.

• Enfoque y valor agregado: Al ser puntuales y precisas, las reuniones virtuales te permiten enfocarte en un tema específico, sin rodeos, en lugar de perder tiempo en asuntos secundarios. Además, te brindan la oportunidad de incorporar a la conversación a personas o expertos que en otras condiciones no podrían estar presentes.

• Registro digital de reuniones para memoria institucional: No es una práctica común. Sin embargo, algunas organizaciones graban sus reuniones virtuales para evaluaciones posteriores, registro de debates o, incluso, para compartir estas conferencias con personas interesadas en el tema.

Desventajas

• Distracciones: Por no ser reuniones presenciales, a algunos trabajadores les cuesta concentrarse durante las reuniones virtuales. Trabajar desde casa implica estar expuesto a muchos factores que pueden absorber tu atención. Por ello, la disciplina y el establecimiento de rutinas es primordial si trabajas en remoto.

• Falta de interacción social: Cuando un equipo de trabajo solo se reúne a distancia, es poco probable que sus integrantes se conozcan. Esto puede disminuir la cohesión del equipo.

• Problemas tecnológicos: No siempre la señal de internet está de nuestro lado. Algunas veces, sobre todo durante las videoconferencias, la conectividad puede fallar si tu conexión es de mala calidad. Esto puede ocasionar interrupciones en las reuniones virtuales.

• Falta de instrucciones: Algunas herramientas no son tan intuitivas y pueden dificultar tus videoconferencias. En estos casos, tendrás que aprender por cuenta propia cómo usarlas e, incluso, enseñarle a otros cómo hacerlo.

• Entorno inadecuado: Si trabajas desde casa, es posible que no siempre cuentes con las condiciones idóneas para una conferencia virtual. Exceso de ruido, desorden, carencia de un espacio de trabajo, entre otros factores, pueden dificultar tu participación. Define un horario y un espacio y comunícale a tu familia que durante ese tiempo no estarás disponible. Busca un sitio organizado y con buena luz y atiende tu reunión en línea con tranquilidad.